Зміст
Організований робочий стіл – не просто естетична вимога, це ефективний шлях до підвищення концентрації та зменшення стресу. Кожен канцелярський предмет має своє місце і функцію, і правильне їхнє розміщення може суттєво вплинути на щоденну продуктивність.
Зона швидкого доступу: письмове приладдя та нотатки
Найбільш використовувані канцтовари мають бути в межах легкої досяжності, щоб не відривати вас від роботи постійним пошуком.
Підставки та органайзери
Використовуйте вертикальні підставки для ручок, олівців та маркерів. Вони займають мінімум місця і дозволяють швидко побачити та взяти потрібний інструмент.
Стікери та диспенсери
Клейкі нотатки – це миттєве нагадування. Тримайте невеликий диспенсер зі стікерами прямо перед собою або на моніторі. Зручно використовувати наліпки різних кольорів для різних типів завдань, наприклад, жовті – терміново, зелені – дзвінки.
Зона документообігу: приборкання документації
Розкидані папери – головний ворог порядку. Тому основна мета – зробити так, щоб кожен документ знаходився на своєму місці.
Вертикальні лотки та файлові бокси
Замість того щоб складати папери стосами, використовуйте вертикальні лотки. Розподіліть їх за напрямками роботи. Наприклад:
Вхідні – нові документи, які потрібно опрацювати.
Вихідні – документи, готові до відправлення, підписання або архівування.
Поточна документація – папери, над якими ви працюєте прямо зараз.
Для проєктів, що тривають, зручно завести папки-реєстратори або швидкозшивачі. Завжди підписуйте їх чітким шрифтом на торці.
Технічні інструменти та приладдя
Ці інструменти використовуються не постійно, але мають бути доступні.
Якщо офіс великий, краще розмістити степлери, потужні діркопробивачі та запаси скоб в одному спільному канцелярському куточку. Це звільнить індивідуальні робочі столи від громіздких предметів.
Дрібне приладдя (скріпки, біндери, точило, гумка) зберігайте у невеликих контейнерах, шухлядках столу або магнітних диспенсерах. Це запобігає їхньому розсипанню та спрощує пошук.
Якщо ви працюєте переважно з електронними документами, тримайте на столі блокнот та ручку, мініатюрний степлер і ножиці. Решту – у шухляді.
Отже, ефективний систематизований робочий стіл – це місце, де є лише те, що потрібно для поточної роботи. Канцтовари Палей мають не створювати візуальний шум, а бути мовчазними, але надійними помічниками.