Як обрати сервіс для підписання PDF онлайн

Як підписати документ онлайн швидко, безпечно й без зайвих програм? Це питання все частіше постає перед підприємцями, бухгалтерами, юристами, фрилансерами та кожним, хто хоч раз мав справу з договорами, актами чи заявами.

Сервіси для підписання PDF-документів онлайн стали незамінним інструментом: вони дозволяють поставити підпис швидко та з будь-якої точки світу, усувають потребу в друці, скануванні та пересиланні паперових копій, а головне – мають юридичну силу.

На що варто звернути увагу при обранні надійного сервісу для підписання PDF?

1. Простота, швидкість та зручність

Коли потрібно підписати документ онлайн, важливо, щоб сервіс працював швидко та інтуїтивно. Ідеальний варіант – це платформа, де все зрозуміло з першого кліку: завантажили PDF, підписали, надіслали.

Звертайте увагу на те, чи не потребує сервіс встановлення додаткових програм або складної реєстрації. Добре, якщо можна накласти підпис онлайн прямо з браузера, навіть зі смартфона. Це економить час і дає змогу швидко закрити всі формальності – без зайвих дій і затримок.

2. Безпека

Переконайтеся, що ваші дані залишаються конфіденційними та під захистом. Платформа повинна забезпечувати шифрування даних і зберігання в захищеному середовищі. Крім того, варто перевірити, чи має сервіс сертифікати безпеки або відповідає міжнародним стандартам захисту інформації. Це додатковий доказ того, що підписати документ онлайн можна без ризиків їхнього потрапляння в треті руки.

3. Чи потрібно контрагенту реєструватися в сервісі

Обов’язкова реєстрація у сервісі для контрагента – часта причина ускладнення або навіть зриву угод. Якщо іншій стороні потрібно створювати обліковий запис, вигадувати паролі, залишати свої особисті дані, проходити верифікацію чи розбиратися з інтерфейсом, це зазвичай дуже дратує та заважає. Особливо коли треба підписати документ онлайн терміново.

Ідеальне рішення – сервіс, у якому не треба реєструватися, а можна підписати PDF онлайн у декілька кліків, без логінів, паролів, номерів телефонів. Це зручно, швидко і мінімізує ризики зірваних домовленостей.

4. Наявність мобільного застосунку

Якщо ви та/або ваш контрагент часто працюєте з документами не лише з офісу, варто обирати сервіс, який має мобільний застосунок. Це дасть змогу підписувати угоди в будь-якому місці – в дорозі, у черзі чи навіть у відпустці, – а також швидкий доступ до інших документів та функцій. Застосунок економить час, зменшує залежність від комп’ютера і підвищує гнучкість у роботі.

5. Можливість підписати документ онлайн зручним для вас ЕЦП/КЕП

Сервіс для підписання PDF файлів має підтримувати різні типи електронного підпису, а в особливості – ті, якими ви самі користуєтеся. Сьогодні найбільш часто використовуються:

• файловий ключ ЕЦП/УЕП – ключ зберігається на вашому пристрої в незахищеному вигляді;
• Дія.Підпис – ключ від Дії, котрий перебуває на захищеному віддаленому сервері;
• SmartID – аналог Дія.Підпис від ПриватБанку.

Різноманітність способів дозволяє вам і вашим партнерам підписати документ онлайн у зручний спосіб, без додаткових складнощів та витрат часу.

6. Функція масового шерінгу (за потреби)

Деякі бізнеси працюють із великою кількістю контрагентів одночасно – наприклад, надсилають один документ кільком десяткам або навіть сотням людей. Таке можна часто зустріти в медичних закладах, салонах краси і т. д. – коли треба заповнити документи перед проведенням процедури, наприклад. У цьому разі стане в пригоді функція масового підписання документів або публічного шерінгу – коли кожен охочий може підписати PDF за одним і тим самим посиланням.

7. Потреба в гнучких шаблонах документів

Якщо ви часто підписуєте типові документи (акти, договори, рахунки), зверніть увагу, чи дозволяє сервіс створювати шаблони для підписання PDF, або ж чи надає він можливість вписувати потрібні дані в PDF на ходу. Така функція суттєво зекономить вам час на підпис документу онлайн. Замість того, аби щоразу вручну заповнювати дані у редакторі тексту і запитувати особисту інформацію в іншої сторони, ви просто:

• обираєте готовий шаблон;
• заповнюєте з будь-якого пристрою потрібні поля;
• надсилаєте документ контрагенту на заповнення його полів;
• ставите підписи.

Це особливо цінно з огляду на складнощі в редагуванні PDF-документів: зазвичай їх редагують саме у WORD-форматі, а вже потім конвертують в PDF.

Такі інструменти стануть у пригоді для малого бізнесу, фрілансерів і компаній з регулярним документообігом – шаблони значно прискорюють процес та зменшують помилки.

Dubidoc – найзручніший сервіс щоб підписати документ онлайн

Dubidoc – це український сервіс, який дозволяє підписати PDF онлайн без зайвого клопоту. Він відповідає майже всім вище описаним критеріям. Якщо ваші контрагенти – резиденти України, Dubidoc стане найкращим рішенням в царині документообігу.

Переваги:

• інтуїтивно зрозумілий сервіс – не треба витрачати час на його опанування;
• надійний захист ваших даних – документи зберігаються на захищених серверах Amazon S3, а доступ до файлів – тільки через токен авторизації;
• відсутність реєстрації для контрагентів – інша сторона переходить за посиланням і підписує документ прямо в браузері свого пристрою: без паролів, пошт, номерів телефонів, завантажень застосунків та інших зайвих кроків;
• підписати документ онлайн можна будь-де і будь-коли – Dubidoc завжди у вас під рукою у вигляді мобільного застосунку на Android та iOS;
• підписання у зручний спосіб – через ЕЦП (КЕП) / Дія.Підпис / SmartID;
• інтерактивні шаблони – створюйте PDF із полями для ПІБ, дати, полем для галочки, числовим полем, випадаючим списком тощо, які можна легко заповнити безпосередньо перед підписанням;
• масовий шеринг – документ можна відправити на підписання не лише конкретному контрагенту, а й зробити публічний доступ, аби кожен міг поставити підпис за власним бажанням;
• інші корисні функції, як-от: коментарі та обговорення в документах, маршрути погодження та підписання, база контрагентів, система тек тощо.

Усе працює онлайн, без складної технічної інтеграції чи довгих інструкцій. Обирайте Dubidoc для підписання PDF онлайн.