Як відомо більшості державних підрядників, DCAA надзвичайно серйозно ставиться до ефективного та точного відліку часу. Коротше кажучи, хронометраж вашого державного підрядника має бути ідеальним. У кількох випадках, коли один із наших клієнтів не затверджував свою систему обліку, це було спричинено тим, що їх хронометраж був недосконалим.
До SF1408 включено два критерії:
- Система обліку робочого часу, яка визначає працю працівника відповідно до цільових показників витрат
- Система розподілу праці, яка нараховує пряму та непряму працю відповідно до цільових показників витрат
Отже, це означає, що працівники повинні мати можливість вибирати правильне місце для щоденної оплати своїх годин. Для цього працівники повинні бути проінструктовані про доступні для них плати. Звичайно, якщо у вас є електронна система, ви можете розмістити доступні тарифи в дужках, щоб обмежити доступ до неправильних платежів.
Тоді контрольний слід для оплати праці має бути цілісним: години та долари мають збігатися . Журнал аудиту праці – це потік даних, документів і звітів щодо оплати праці та витрат.
Компоненти журналу аудиту праці:
Політика обліку часу >Табель > Реєстр заробітної плати > Звіт про розподіл праці > Відомості про вартість роботи > Деталі Головної книги > Рахунок-фактура (вартість плюс або час і матеріали).
Це означає, що якщо працівник нараховує 97,5 годин контракту в обліковому періоді, ці 97,5 години мають бути очевидними в кожному компоненті аудиторського сліду. Якщо в табелі обліку робочого часу та в рахунку-фактурі для уряду зазначено 97,5 години, а в реєстрі заробітної плати – 97, виникла проблема. Це показує аудитору, що у вашій системі відстеження праці є недолік. Будь-який рахунок-фактура, який надсилається, має підтверджуватися звітом із вашої бухгалтерської системи, а цифри в обох мають точно збігатися.
Будучи людьми, ми робимо помилки.
Є два типи помилок, про які слід пам’ятати: ті, які були зроблені протягом періоду оплати праці та були виявлені та виправлені працівником, і ті, які були виявлені керівниками на наступних рівнях. Для будь-якого типу процес усунення будь-яких помилок має бути задокументований у вашій політиці хронометражу та бездоганно дотримуватися. Виправлення повинні бути внесені протягом періоду оплати. Якщо з якихось причин це неможливо, переконайтеся, що виправлення буде виконано в наступний період. Зробіть замітку в календарі. Ви ж не хочете, щоб уся ваша система бухгалтерського обліку вийшла з ладу через те, що ви забули опублікувати у своїй системі правильний табель.
Також важливими є процеси сертифікації та авторизації. Щоб табель обліку робочого часу вважався дійсним, працівник повинен наприкінці кожного періоду оплати праці засвідчити його правильність, поставивши свій підпис. Крім того, керівник повинен підтвердити правильність табеля, підписавши його. Завдяки електронним табелям сертифікація та авторизація здійснюються за допомогою процесів, вбудованих у програмне забезпечення.
Використання електронної системи обліку часу для вашого державного підрядника надасть такі переваги:
- Підвищена ефективність і скорочений час процесу: 50 співробітників витрачають одну годину на платіжний період проти одного працівника, який витрачає 50 годин на введення даних.
- Покращена точність: відсутність помилок від подвійних введення або неправильне тлумачення, оскільки дані передаються в електронному вигляді. Ніяких людських рук після сертифікації.
- Покращений контроль якості: працівники повинні обирати плату зі списку «доступних» прямих і непрямих витрат на оплату праці.
- Інші критерії, важливі під час вибору електронної системи обліку часу:
- Програмне забезпечення для електронного обліку робочого часу інтегрується з вашим програмним забезпеченням бухгалтерського обліку, будь то Deltek або QuickBooks.
- Якщо використовується QuickBooks, програмне забезпечення для обліку робочого часу має відстежувати поле що відображається в полі елементів заробітної плати QuickBooks; інакше ви не зможете повністю усунути подвійний запис.
- Ви можете перевірити протягом періоду оплати праці, щоб побачити, які працівники не вчасно сплачують свої витрати на оплату праці.
- Система, включно з впровадженням, є економічно вигідною.
- Є ефективна підтримка від постачальника програмного забезпечення.
Якщо у вас виникли запитання або вам потрібна будь-яка допомога в розробці політики хронометражу, налаштування чи модифікації системи хронометражу або хронометраж державним підрядником, зв’яжіться з нами.
KDuncan & Компанія прагне надати знання та підтримку невеликим державним підрядникам щодо питань, пов’язаних із державними контрактами. Із запитаннями щодо таких сфер, як пропозиції щодо витрат, системи бухгалтерського обліку, відповідність вимогам DCAA та перевірки понесених витрат, зверніться до KDuncan & Компанія.
Пов’язані публікації
-
Поділитися цим записом
https://kduncan.com/wp-content/uploads/2016/07/clock -95330_1920.jpg 12801920 Кевін Дункан https://kduncan.com/wp-content/uploads/2014/01/KDCoWebLogo-300×94.png Кевін Дункан2016-03-25 10:29:362018-04-26 12:20:25Найефективніший хронометраж державного підрядника