Шахрайство співробітників, внутрішній контроль і розподіл обов’язків 18.01.2024
Шахрайство співробітників, внутрішній контроль і розподіл обов’язків
На жаль, кількість крадіжок серед працівників зростає на 15% щорічно. Міністерство торгівлі США повідомляє, що 50 мільярдів доларів щорічно втрачається через крадіжки працівників. Хоча середня крадіжка є невеликою та відносно короткочасною, нерідко крадіжка триває кілька років і коштує мільйони доларів. Шахрайство співробітників зазвичай відбувається, коли високий рівень довіри поєднується з відсутністю внутрішнього контролю.
Розподіл обов’язків
Простіше кажучи, розподіл обов’язків означає, що жоден працівник не повинен мати занадто багато повноважень і відповідальності за фінансові та бухгалтерські функції. Жоден працівник не повинен мати можливість одночасно вчиняти та приховувати помилки чи шахрайство. У малому бізнесі цього часто важко виконати.
Основні обов’язки, які слід розділити:
- Авторизація або схвалення транзакції
- Зберігання активи
- Запис операцій у системі бухгалтерського обліку
- Звірка
Наприклад, особа, відповідальна за затвердження виплати готівки, не повинна також нести відповідальність за написання чека, підписання чека, надсилання чека поштою та звірку поточного рахунку в кінці місяця. Особа, відповідальна за отримання платежів дебіторської заборгованості, не повинна також нести відповідальність за затвердження або реєстрацію списань або коригувань AR.
Подумайте про засоби контролю, щоб зменшити ризик
Залежно від розміру вашої організації відповідний розподіл обов’язків може бути не завжди практичним або можливим, але ви майже завжди можете застосувати додаткові засоби контролю, щоб зменшити ризик.
Ось кілька засобів контролю, які повинен розглянути кожен власник бізнесу:
- Періодична перевірка діяльності банку протягом місяця та в кінці місяця, включаючи зображення виплачених чеків
- Ретельний щомісячний перегляд фінансових звітів
- Періодична перевірка реєстру заробітної плати
- Запровадьте політику додавання нових постачальників і оплату лише схваленим постачальникам
- Проведіть перевірку репутації та кредитоспроможності нових співробітників із фінансовою відповідальністю
Цей список, звичайно, не є вичерпним і може змінюватися залежно від типу бізнесу. Добре регулярно задавати запитання своїм бухгалтерам, щоб усі знали, що ви приділяєте їм увагу.
Перевірити страхування нечесності працівників
Страхування працівників від нечесності забезпечує захист роботодавця від збитків, спричинених неналежною поведінкою працівника.
Переконайтеся, що у вас є відповідне покриття. Майте на увазі, що ви, ймовірно, матимете додаткові витрати, окрім фактичних збитків. Юридичні гонорари, а також професійні гонорари для визначення суми збитку можуть скластися.
Дуже часто стандартне покриття становить 50 000 доларів США або менше, що, ймовірно, є недостатнім. Навіть малий бізнес може легко зазнати збитків у розмірі 250 000 доларів або більше протягом певного періоду часу.
Не соромтеся звертатися до свого консультанта Dent Moses для отримання додаткової інформації.
Опубліковано в розділах «Поради з бухгалтерського обліку для будівництва», «Поради з бухгалтерського обліку для проектування та інжинірингу» Архітектура, поради щодо бухгалтерського обліку для фізичних осіб, поради щодо бухгалтерського обліку для юридичних фірм, блог Dent Moses
