Тонкощі електронного подання 1099s у IRS

Марія Танскі-Філіпс | 1 листопада 2023 р.

Якщо ви володієте бізнесом, вам може знадобитися найняти додаткову руку допомоги, наприклад постачальника або підрядника, щоб виконати роботу. А коли ви платите незалежному підряднику чи постачальнику, ви можете відповідати (залежно від того, скільки ви заплатили їм протягом року) за розповсюдження та подання форми 1099-NEC або форми 1099-MISC. На щастя для вас, є простий спосіб заповнити ці форми. Cue e-Filing 1099s.

Огляд форм 1099

Перш ніж ми зануримося в те, як обробляти 1099 онлайн, давайте коротко розглянемо кілька форм 1099.

Як власник бізнесу, ви повинні знати про дві найпоширеніші форми 1099:

• Форма 1099-MISC: Повернення інформації для звітування про платежі та різні платежі, здійснені постачальникам 
• Форма 1099-NEC: Звіти про компенсацію безробітним, виплачену підрядникам

Попередній до 2020 року власники бізнесу використовували форму 1099-MISC, щоб звітувати про всі 1099 платежів. Тепер ви повинні використовувати форму 1099-NEC, щоб звітувати про платежі незалежним підрядникам. Не використовуйте форми 1099, щоб звітувати про виплати працівникам W-2. 

Незалежно від того, чи потрібно вам подати 1099-MISC, 1099-NEC або обидва, ви повинні надіслати форми до IRS. Крім того, ви повинні розповсюдити кілька копій форми різним сторонам:

• Примірник A: Податкове управління США
• Примірник 1: Державний податковий департамент, якщо є

Примірник B: одержувач (незалежний підрядник або постачальник)

• Примірник 2: одержувач (незалежний підрядник або постачальник)
• Примірник C: зберігайте у своїх ділових записах

Ви можете подати обидві форми електронною поштою в IRS. Однак майте на увазі, що терміни електронного подання можуть відрізнятися. Надішліть та надішліть копії форми 1099-NEC працівникам до 31 січня. Для форми 1099-MISC надішліть одержувачу їхню копію до 31 січня та надішліть паперову форму до IRS до 1 березня або електронну форму до 31 березня.&nbsp ;

Разом із паперовими формами 1099 надішліть форму 1096, річне резюме та передачу інформаційних звітів США. Форма 1096 – це документ, який узагальнює інформацію, яку ви подаєте до IRS, як-от форми 1099. Якщо ви подаєте форми 1099-MISC і 1099-NEC, надішліть форму 1096, щоб супроводжувати обидва набори форм. Якщо ви подаєте форму електронного файлу 1099, вам не потрібно подавати підсумкову форму 1096 — вам потрібно лише турбуватися про форму 1096, коли йдеться про паперові форми 1099.  

Що таке e-Filing?

E-Filing (така ж електронна подача) – це процес подання форм онлайн замість паперового подання поштою. 

Заповнення форм в електронному вигляді зазвичай швидше, ніж надсилання паперової форми. Не кажучи вже про те, що електронна подача може бути більш точним варіантом. Електронне декларування потенційно може виявити помилки та помилки введення даних до того, як ви завершите процес електронного декларування. 

Хоча існує багато переваг, електронне декларування не є ідеальним рішенням. Електронні файли іноді можна легко втратити, особливо якщо ваш комп’ютер дає збій або якщо ви забули створити резервну копію інформації. 

Якщо вам не подобається ідея електронного файлу, ви зазвичай можете вибрати альтернатива розсилці в паперових формах. 

E-Filing 1099s для вашого бізнесу

Тепер, коли ви маєте коротку інформацію про 1099s та електронне подання, давайте розберемося з електронним поданням IRS 1099, чи не так? 

Натомість IRS дозволяє компаніям щорічно подавати електронні форми 1099 онлайн вручну роздрукувати паперові копії та надіслати їх поштою.

Для електронних форм 1099 компанії можуть використовувати систему подання інформації в електронному вигляді (FIRE) або систему отримання повернень інформації ( IRIS).

Ви можете використовувати систему FIRE для масового подання звітності про файли принаймні протягом сезону подання 2023 року. Інформаційні звіти включають форми 1042-S, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8027, 8955-SSA, W-2G і, звичайно, 1099. Ви не можете використовувати систему FIRE для подання форм 1094 або 1095. 

Ви можете використовувати IRIS для податкового року 2022 і пізніше. IRIS також є безкоштовною системою. Ви можете використовувати IRIS для електронних форм із серії 1099.

Хто може використовувати систему IRS FIRE та IRIS?

Будь-хто з кодом керування передавачами системи FIRE (TCC) або кодом керування передавачами IRIS (TCC), який зобов’язаний подавати будь-яку інформацію, що повертається вище, може подати електронний файл.

Податкове управління США заохочує всі компанії та фізичних осіб подавати документи в електронному вигляді. Будь-яка корпорація, товариство, роботодавець, маєток або траст, які зобов’язані подавати 10 або більше інформаційних декларацій за будь-який календарний рік, мають подавати в електронному вигляді.

Якщо ви подаєте форму 1099-MISC або форму 1099-NEC, ви також можете подати електронну заявку у свій штат, якщо він бере участь у Комбінованій федеральній/штатній програмі подання документів (CF/SF). Щоб дізнатися більше про програму та подання 1099-х у вашому штаті, ознайомтеся з поширеними запитаннями щодо CF/SF IRS.

Як подати електронну декларацію 1099 онлайн

Ви можете безкоштовно подати електронну декларацію 1099 в IRIS на порталі платників податків. Щоб електронно подати свої 1099 у систему FIRE, ви повинні мати програмне забезпечення або постачальника послуг, який може створити файл у належному форматі (відсканована або PDF-копія форми не приймається).

Якщо хтось не обробляє e-Filing від вашого імені (наприклад, постачальник програмного забезпечення для бухгалтерського обліку), ви повинні створити обліковий запис системи FIRE або обліковий запис IRIS і отримати TCC.

Після того, як ви підготуєте свої 1099s, створіть свій FIRE або обліковий запис IRIS і отримайте TCC, настав час розпочати електронну подачу документів (у-у-у-у!).

Електронне подання документів за допомогою IRIS

Щоб подати електронного файлу свої форми 1099 за допомогою IRIS, виконайте наведені нижче дії.

1. Перейдіть на сторінку входу в IRIS
2. Введіть своє ім’я користувача та пароль
3. Створіть нову форму*
4. Використовуйте спадне меню, щоб вибрати, яку форму ви хочете використовувати
5. Виберіть рік платежу для форми, яку ви готуєте (починаючи з 2022 податкового року та пізніше)
6. Введіть інформацію ( одержувач платежу, платежі тощо)
7. Перегляньте свою інформацію та надішліть

* Ви також можете завантажити до 100 форм у файлі CSV

Електронне подання документів за допомогою системи FIRE

Щоб заповнити електронні файли своїх форм 1099 за допомогою системи FIRE, виконайте наведені нижче дії.

1. Перейти на сторінку входу в систему IRS FIRE
2. Введіть своє ім’я користувача та пароль
3. Виберіть головне меню
4. Виберіть «Надіслати інформацію про повернення»
5. Введіть свій TCC та ідентифікаційний номер платника податків (TIN)
6. Виберіть опцію «Оригінальний файл».
7. Введіть PIN-код IRS
8. Завантажте свій документ 1099

Пам’ятайте, що описані вище дії може дещо змінитися з часом. 

Після виконання вищевказаних кроків на сторінці відобразиться короткий виклад того, що ви надіслали. Ви можете заповнити іншу форму, вибравши «Подати іншу?» Щоб переконатися, що ви успішно надіслали свої форми та перевірити статус, виберіть «Перевірити статус файлу». 

Після надсилання 1099 ви маєте отримати електронний лист про статус файлу протягом кількох днів. Якщо ви не отримали електронний лист, увійдіть у свій обліковий запис FIRE і перевірте статус файлу або зателефонуйте безпосередньо до IRS. 

Що використовувати для електронного файлу 1099s

Щоб переконатися, що у вас є правильна інформація для повернення, ви можете скористатися програмним забезпеченням (наприклад, бухгалтерським) або постачальником послуг.

Залежно від того, яким маршрутом ви користуєтеся, ваше програмне забезпечення або постачальник може навіть мати змогу записати для вас 1099s в електронному файлі. Подивіться на такі речі, як вартість і те, що включено, коли шукаєте опцію гучного зв’язку. 

Потрібна допомога щодо електронних форм 1099 на кінець року? Бухгалтерське програмне забезпечення Patriot дозволяє вам підключитися до 1099 e-Filing. Заповніть свої форми в нашому програмному забезпеченні лише кількома клацаннями миші, і ми передамо їх до податкової служби та штатів, які беруть участь у програмі електронного подання документів. Використовуйте наше бухгалтерське програмне забезпечення безкоштовно сьогодні!

Цю статтю оновлено з початкової дати публікації 18 травня 2021 року.

Це не призначено як юридична порада; для отримання додаткової інформації натисніть тут.

• Facebook
• Twitter
• Pinterest
• LinkedIn

Бухгалтерський облікБухгалтерські звіти Незалежні підрядники