Ефективні зустрічі: максимізація продуктивності та залучення 10/19/2023
Зустрічі зростають, і вони важливі для нашої сучасної робочої культури. Однак погано організовані зустрічі часто призводять до втрати часу та розчарування.
Розмірковуючи про призначення зустрічі, спочатку запитайте себе, чи потрібна вона. Якщо так, спробуйте обмежити кількість учасників і зробити це максимально ефективним.
Поради для більш ефективних зустрічей:
- Встановіть чіткі цілі та надайте порядок денний заздалегідь:Створіть детальний порядок денний, у якому викладено кожну тему обговорення. Це допомагає учасникам підготуватися та зосередитися.
- Надайте попередні матеріали: Надайте попередні матеріали або короткий виклад кожної теми, щоб учасники були підготовлені та мали час для обдумування. Подавати комусь нову інформацію та очікувати короткого обговорення з наступним рішенням – це дарма часу.
- Установіть час початку та завершення: Якщо є кілька тем, окресліть кожну з них у порядку денному та виділіть певний час для кожного пункту. Почніть вчасно.
- Використовуйте технологію: Використання технології на вашу користь. Microsoft Teams, Zoom і спільні документи можуть покращити спілкування та співпрацю, особливо для віддалених учасників.
- Заохочуйте участь: Нагадайте учасникам, що «Мовчання означає дотримання» – якщо хтось не погоджується, він має висловитися.
- Дотримуйтесь розкладу: Дотримуйтеся порядку денного. Якщо обговорення починає відхилятися від теми, зупиніться та поверніть розмову до головного.
- Призначити завдання: Наприкінці зустрічі чітко окресліть завдання, обов’язки та кінцеві терміни для кожного учасника. Це забезпечує підзвітність і запобігає зриву завдань.
- Надішліть короткий підсумок зустрічі:Протягом доби (чим швидше, тим краще) розішліть усім учасникам короткий звіт про те, які рішення були прийняті та хто відповідає за виконання конкретних завдань.
- Зовсім пропустіть зустріч: Іноді особи, які приймають рішення, хочуть, щоб зацікавлені сторони почули думку щодо проблеми, але зустріч – це надмірність. Розгляньте альтернативу – опишіть проблему та надішліть будь-яку доступну інформацію. Окресліть запропоноване вами рішення, а якщо хтось не погоджується, попросіть відповісти до конкретної дати. Якщо відповідей немає, переходьте далі.
На завершення можна сказати, що ефективні зустрічі є наріжним каменем успішної співпраці та прийняття рішень в організаціях. Пам’ятайте, що мета полягає не тільки в тому, щоб проводити зустрічі, а в тому, щоб мати справді важливі зустрічі.
Опубліковано в розділах «Поради з бухгалтерського обліку для будівництва», «Поради з бухгалтерського обліку для проектування та інжинірингу» Архітектура, поради щодо бухгалтерського обліку для фізичних осіб, поради щодо бухгалтерського обліку для юридичних фірм, блог Dent Moses
