У блозі цього тижня Cashplus досліджує загальні проблеми управління витратами, з якими стикаються малі підприємства – і як Making Tax Digital має намір змінити способи роботи в усіх напрямках.
Опитування, проведене Certify щодо тенденцій управління витратами, показало, що 55% власників малого бізнесу використовували Microsoft Excel/електронні таблиці як свою поточну систему управління витратами, а 7% навіть використовували ручку та папір. [1]
З усіма технологіями, доступними нам сьогодні, можна подумати, що кількість людей, які керують витратами за допомогою ручки та паперу, буде номінальною. Насправді деякі компанії все ще мають прийняти зміни, щоб перейти до більш перспективного способу управління ними. Ми розглянули 5 найбільших проблем, з якими стикаються МСП, коли справа доходить до управління витратами, і запропонували рішення для їх вирішення.
Надходження
Давайте будемо чесними, квитанції — це біль. Вони можуть бути громіздкими, їх неприємно носити з собою, і за ними важко стежити. Але вони є дуже важливою частиною процесу подання витрат. І якщо ви врешті-решт втратите їх, надати докази вашій компанії та спробувати виправдати будь-що, проти чого ви намагаєтеся позову, може бути складно.
Ось тут і з’являється зйомка квитанції з мобільного пристрою. Уявіть, що ви отримали квитанцію, сфотографували її, і все, готово. Вам більше не доведеться турбуватися про втрату квитанцій, оскільки вони зберігаються на вашому пристрої. Деякі банківські служби навіть дозволяють завантажувати квитанції в їхні додатки та додавати їх до зробленої покупки. Легко відстежувати та витрачати все, що забажаєте,
дрібну готівку
Будуть деякі компанії, які все ще розподіляють готівку серед своїх співробітників як засіб витрат бізнесу. Спроба відстежити, скільки і куди було витрачено за допомогою готівки, не така проста задача. Це складно, працівникам доведеться зберігати готівку окремо від особистих грошей, і можна легко помилитися й випадково змішати їх.
Кожен п’ятий працівник вважає, що завищувати вимоги щодо витрат можна2.
Найкраще рішення тут – запропонувати своїм співробітникам картку витрат. Це дає вам повний контроль над кількістю грошей, до яких працівник має доступ, і ви також зможете відстежувати всі витрати. На відміну від минулого, це не обов’язково кредитна картка та дорога вартість. Це також дозволяє централізовано відстежувати витрати в будь-який момент часу, тож вам не доведеться покладатися на те, що персонал заповнює форми витрат, щоб відстежувати витрати.
Паперова робота
Електронні таблиці – ніхто їх не любить. Якщо ви тільки розпочали свій бізнес і у вас є лише кілька співробітників, вони можуть бути добре для початку, але це може стати безладним протягом кількох місяців. Коли ваша компанія починає розвиватися, обслуговування електронної таблиці може стати виснажливим і легко робити помилки.
Інвестиції в хорошу платформу керування витратами можуть значно заощадити ваш час і спростити всі звітність, необхідну для ваших співробітників. Це також може бути корисним для аналізу звітів і витрат. Коли справа доходить до вибору нової платформи керування витратами, слід враховувати кілька речей:
– Простота. Коли ви інтегруєте нову платформу в компанію, вам потрібно переконатися, що кожен зможе її легко освоїти та легко використовувати. Існують навіть деякі системи, які можуть зчитувати ваші квитанції, щоб вам не потрібно було вводити жодну інформацію
– Портативність. З огляду на великі витрати, які здійснюються під час роботи поза офісом, можливість робити це на портативному пристрої є величезною перевагою. Наявність програми чи відповідального веб-сайту означає, що будь-які витрати можна буде легко зареєструвати або підтвердити.
Якщо ви менший бізнес або ще не готові до повноцінного рішення для керування витратами, такого як Concur, тоді використання бухгалтерського програмного забезпечення, такого як KashFlow, також є чудовим способом реєструвати та звіряти витрати.
< u>Політика
Якщо ваші працівники точно не розуміють, що входить до їхньої політики витрат, це може призвести до перевитрати, поганого бюджетування та може вплинути на будь-який майбутній бюджет, який їм буде виділено. Вони повинні точно знати, що прийнятно подавати як витрати, а що неприйнятно.
Переконайтеся, що всі співробітники обізнані з політиками, що вони чіткі, прості для розуміння та легкодоступні, якщо їм потрібен до них доступ. Маленькі речі, як-от знання того, чи є у вас партнерські стосунки з певним готелем або мережею ресторанів, можуть бути великою підмогою для будь-яких працівників і можуть навіть заощадити ваші гроші.
Зробити податки цифровими
Термін, який вже деякий час обговорюється, «Making Tax Digital» — це ініціатива HMRC, яка означатиме кінець щорічної податкової декларації та паперового обліку для незліченних фірм. Здається, існує багато плутанини навколо цього та того, як це може принести користь вашому бізнесу.
Уся справа в тому, щоб зробити систему оподаткування більш ефективною, щоб підприємства могли контролювати свої рахунки. Це підвищить точність, швидкість і прозорість під час подання податкових декларацій, а також зменшить кількість помилок, мінімізуючи витрати, невизначеність і занепокоєння. Електронне відстеження ваших даних за допомогою карток, а потім використання бухгалтерського програмного забезпечення для узгодження цих витрат означає, що ведення книг стане легким завданням порівняно з використанням квитанцій і електронних таблиць Excel. Ви можете прочитати більше про цифрове оподаткування тут.
Управління витратами ніколи не стане простою прогулянкою, але якщо ви долучитеся до деяких порад, ми Це, безперечно, полегшить роботу.
Business Expense Card Cashplus інтегровано з основними постачальниками бухгалтерського програмного забезпечення, такими як KashFlow, і пропонує моніторинг транзакцій у реальному часі та функцію запису квитанцій у нашому мобільному додатку. Ви можете дізнатися більше про інші функції, які ми пропонуємо тут.
Джерела:
[1] Certify 2017 Тенденції в управлінні витратами, річний прогноз T&E та контрольні показники
[2] https://www.concur.co.uk/newsroom/article/when-expenses-seem-expansive -%E2%80%93-the-top-5-expense-frauds-you-need-to
Від запрошеного учасника
Поділитися цією статтею
0 Tweet 0 +1 0 Подобається 0 Поділитися
