Ми співпрацюємо з Cashplus, щоб допомогти клієнтам KashFlow керувати своїми витратами за допомогою рішення передплаченої картки.
Ми вже коротко ознайомилися з керуванням витратами, але хотіли б глибше розібратися в управлінні витратами. і як це може допомогти вашому бізнесу. Якщо у вас є будь-які запитання чи відомості про те, як ви керуєте витратами в малому бізнесі, залиште нам рядок у коментарях нижче – ми будемо раді почути від вас!
Що таке управління витратами?
Управління витратами – це система, яку компанія використовує для обробки, оплати та аудиту своїх бізнес-витрат. Ці витрати зазвичай включають витрати на відрядження та розваги співробітників. Системи керування витратами також можуть використовуватися приватними підприємцями для керування та моніторингу витрат бізнесу.
Керування витратами складається з двох ключових елементів: як компанія оплачує свої товари та як вона відстежує ці витрати.
Чи важко керувати витратами?
Управління витратами може бути важким завданням, особливо якщо ви обробляєте витрати кількох співробітників. Без належної системи ви швидко заплутаєтеся з кількістю квитанцій. Може бути важко встановити контрольний слід, якщо витрати не обробляються негайно, і знайти час для обробки витрат у міру їх надходження може бути так само важко, якщо ви малого підприємства.
Затримка обробки та оплати особистих витрат може спричинити проблеми як з вашими особистими, так і з діловими грошовими потоками. Якщо ви затримуєте оплату витрат співробітників, ви також можете зіткнутися з проблемами зниження морального духу.
На жаль, затримки можуть бути поширеними, коли ви використовуєте ручну систему, тому варто звернути увагу на такі інструменти керування витратами, як ці доступний у KashFlow. Наше бухгалтерське програмне забезпечення дозволить вам вводити та відстежувати свої витрати з одного місця.
Нещодавно ми також представили функцію «Швидке додавання», яка означає, що ви можете додавати витрати зі своєї кишені, як-от кава, їжа чи квитки на транспорт, лише одним клацанням миші. Такі системи означають, що ви більше не накопичуєте квитанції, поки не матимете можливості їх відсортувати, ви просто реєструєте їх і оплачуєте по ходу! Подивіться.
Політика управління витратами співробітників
Один із найефективніших способів управління витратами працівників у вашому бізнесі – це створити політику витрат компанії. У політиці витрат компанії має бути визначено, за що ви будете платити, а за що — ні.
Ви повинні переконатися, що ваша політика щодо витрат є чіткою та короткою; занадто багато дрібного шрифту призведе до плутанини. Якщо незрозуміло, дозволені витрати чи ні, працівники, швидше за все, спробують подати заявку на це. Це створює багато паперової роботи, тож витративши час на уточнення та скорочення своєї політики на початку, ви заощадите час адміністратора в довгостроковій перспективі.
Створивши свою політику, ви повинні її зробити легко видно вашим співробітникам. Це допоможе скоротити кількість недійсних заявок на витрати, що зменшить кількість адміністратора та звільнить більше важливого часу.
Як кінцевий власник бізнесу та політики щодо витрат, ваш обов’язок полягає в тому, щоб вона залишалася актуальною та розвивалася відповідно до вашого бізнесу. Ви можете виявити, що політику потрібно оновити, оскільки кількість працівників збільшується або бізнес розширюється, щоб включити нові та різні типи витрат.
Що включити в політику управління витратами
Ваша політика управління витратами має визначати, що є, а що ні. не класифікується як витрати, пов’язані з роботою.
Існує два основних типи витрат на працівників: ті, які сплачує компанія безпосередньо від імені працівника, і ті, які працівники сплачують, а потім вимагають назад (відшкодування).
Багато витрат пов’язані з діловими поїздками, тому переконайтеся, що ваш поліс включає поїзди, таксі, бензин (якщо працівники користуються власним автомобілем) тощо. Якщо подорож є міжнародною, додайте розділи, що охоплюють витрати на юридичні документи, як-от візи, і будь-які необхідні витрати на вакцинацію чи лікування.
Ви також можете включити надбавку на ділові матеріали або харчування, придбані під час поїздки.
Це має сенс включити обмеження витрат, щоб ви могли ефективно бюджетувати. Ви можете, наприклад, погодитися компенсувати вартість їжі до 15 фунтів стерлінгів, а решту витрат покриватиме працівник самостійно.
Для більшої ясності ви також можете включити список витрат, які не підлягають відшкодуванню, наприклад :
- Витрати, понесені «плюс-один» або непрацівниками, які приєдналися до ваших співробітників у відрядженні
- Будь-які несанкціоновані підвищення класу, наприклад подорож першим класом або номери в готелі
- Будь-які особисті покупки, зроблені під час поїздки, як-от одяг чи масаж
- Штрафи, нараховані під час поїздки (наприклад, штрафи за перевищення швидкості)
- Особисті поїздки
Ви також можете включити застереження, щоб ви не зобов’язані замінювати втрачене особисте майно, як-от багаж.
Ваша політика управління витратами не обов’язково має бути вичерпною, оскільки вона розвиватиметься відповідно до ваших співробітників і бізнесу. Слід заохочувати працівників уточнювати, чи дозволені їхні витрати.
Найкраще створити ділову культуру, за якої, якщо співробітники не впевнені, чи будуть відшкодовані витрати, вони заздалегідь зв’яжуться з вами. Це може допомогти запобігти таким проблемам, як необхідність оплачувати непотрібні витрати або обурення співробітників, коли їм доводиться оплачувати те, що вони вважали бізнес-витратами.
Управління витратами вашого бізнесу
Коли справа доходить до управління витратами вашого бізнесу, Cashplus пропонує ідеальне рішення з карткою передплачених витрат. Передплачені картки означають, що вам не потрібно використовувати дрібну готівку чи особисті кошти для покриття витрат вашого бізнесу або покладатися на покриття витрат працівниками, перш ніж ви зможете їх повернути.
З одного банківського рахунку можна випустити кілька карток, тобто працівники або субпідрядники можуть використовувати картку, скорочуючи процес підписання та пришвидшуючи роботу. Картки Cashplus також можна попередньо завантажити з бюджетом витрат, щоб ви ніколи не перевитрачали.
Загалом, картки витрат допомагають усунути посередника, зменшивши кількість документів, які вам потрібно виконувати щоразу, коли витрати подано. Вони також пропонують вам можливість централізувати функцію управління витратами, щоб усі вихідні бізнес-витрати надходили з одного місця. Це також створює набагато простіший аудиторський слід.
Щоб дізнатися більше про KashFlow і Cashplus і про те, як ви можете заощадити за допомогою нашої ексклюзивної пропозиції, натисніть тут: https://www.kashflow.com/expense-management< /p>
Автор Ендрю Вудхаус
Поділитися цією статтею
0 Tweet 0 +1 0 Подобається 0 Поділитися
