Що таке організаційна схема?

Якщо ваш бізнес розвивається та ви збільшуєте кількість співробітників, вам може бути корисно запровадити організаційну діаграму для відстеження того, ким є кожен і що всі вони роблять.

Визначення організаційної діаграми

Організаційна (або організаційна) схема — це структурна діаграма або графіка, яка показує, як пов’язані всі посади в бізнесі. Організаційна схема також визначає ролі та обов’язки працівників. Він може відображати компанію в цілому або розбивати за відділами чи командами.

Типи організаційної діаграми

Існує три основні типи організаційної діаграми.

< ol>

Найпоширенішою є ієрархічна діаграма, яка має форму піраміди. В ієрархічній діаграмі кожен співробітник або відділ підпорядковується безпосередньому керівнику. Вони, у свою чергу, звітують угору, поки діаграма не закінчиться босом. Ви можете згрупувати свої відділи за їх функціями, продуктами чи фізичним розташуванням залежно від того, що підходить вашому бізнесу.

Матричні діаграми виглядають як сітка і в основному використовуються для спеціальних проектів. Вони часто використовуються для управління працівниками, які мають більше ніж одну лінію звітності, але також можуть використовуватися для міжфункціонального управління. Це можуть бути співробітники, які працюють над різними частинами проекту для різних менеджерів, як-от веб-розробник, який створює сайт для одного менеджера та оновлює його на вимогу іншого.

Плоскі діаграми підходять для невеликих бізнес з меншою кількістю рівнів між вищим керівництвом і персоналом. Якщо у вас лише кілька співробітників і немає або мало відділів, ця спрощена діаграма вам підійде. Плоскі діаграми заохочують менше контролю та більше співпраці з боку кожного працівника.

Ієрархія організаційних діаграм

Ієрархія організаційних діаграм проста. Найстарший співробітник займає верхню позицію, а потім усі, хто підпорядковується безпосередньо їм, ідуть нижче.

На плоскій діаграмі це може бути його масштаб. Це може піти далі в інших типах діаграм, де керівники вищої ланки підпорядковуються начальнику, керівники середньої ланки підпорядковуються команді вищого керівництва (SMT), а персонал підзвітний керівникам середньої ланки.

Коли використовувати організаційну діаграму

Зазвичай організаційні схеми використовуються трьома ключовими елементами бізнесу:

• відділ кадрів
• Менеджмент
• Новачки в бізнесі

HR часто зберігають діаграму та використовують її як карту компанії, додаючи нових співробітників і оновлюючи діаграму, коли люди звільняються або змінюються їх роль. Цим також можна поділитися з командою із заробітної плати.

Менеджери підприємства можуть використовувати організаційну діаграму, щоб контролювати продуктивність і на основі цього збільшувати або зменшувати кількість членів команди. Діаграму також можна використовувати для визначення можливостей для співробітників, як-от брак талантів, що призведе до додаткового навчання, або шансів змінити робочі ролі чи прогрес.

Новачки можуть використовувати організаційну діаграму, щоб зрозуміти, де вони підходять у бізнес, а також дізнаються імена та ролі своїх колег. Знання своїх колег заохочує працівників бути незалежними та проактивними у підході до співпраці один з одним, а також дозволяє уникнути плутанини щодо посадових ролей.

Переваги та недоліки організаційних діаграм

Організаційні діаграми корисні в кількома способами.

• Вони показують обов’язки кожної людини в бізнесі та можуть допомогти працівникам зрозуміти, як вони та їхня робота вписуються в загальний бізнес.
• Вони показують, хто перед ким звітує, що може покращити внутрішню комунікацію.

< li>Для новачків у бізнесі організаційні діаграми можуть надати довідник співробітників, що може допомогти людям улаштуватися.

• Організаційні діаграми також можуть допомогти керівництву краще оцінити продуктивність і економічну ефективність відділів шляхом оцінки кількості персоналу та рентабельності інвестицій.
• Інформацію в організаційній діаграмі також можна використовувати для структур бізнес-об’єктів та ієрархій даних.

Однак використання організаційних діаграм має кілька недоліків.

• Якщо ви оновлюєте їх вручну, ви ризикуєте, що вони застаріють. Це більш помітно на великих підприємствах із частою зміною персоналу.
• Вони показують лише «формальні» стосунки й не враховують соціальних елементів, наприклад, членів різних команд, які добре працюють разом і дуже часто співпрацюють. показують горизонтальні стосунки між колегами.
• Вертикальні стосунки також нехтують стосунками між різними командами та відділами.
• Вони рідко показують деталі про тип управління (наприклад, під керівництвом команди, «демократичний» менеджмент).

Як створити організаційну схему

Якщо ви хочете створити діаграму для свого бізнесу, виконайте ці чотири кроки:

• Зберігайте її впорядкованою. Дотримуйтеся чіткого порядку того, хто перед ким звітує, і зберігайте документ акуратним з однаковими розмірами та рівними просторами. Якщо можете, збережіть діаграму на одній сторінці – або створіть один відділ на сторінці.
• Підтримуйте її в актуальному стані. Якщо у вас висока плинність кадрів або ваш бізнес швидко розвивається, відстежувати своїх співробітників та їхні ролі може бути складно. Якщо ви не використовуєте програмне забезпечення для кадрів.
• Зберігайте документ у центральному місці, наприклад на спільному диску, щоб кожен мав доступ до однієї, актуальної версії організаційної діаграми.
• Надайте відповідну інформацію для кожного працівника. Якщо можливо, додайте посадові ролі, контактні дані та (якщо у вас велика компанія або працюєте на кількох сайтах) фотографію, щоб співробітники могли легко ідентифікувати один одного та співпрацювати.

Переваги використання організаційних програмне забезпечення для діаграм

Сучасні організаційні діаграми зазвичай створюють і зберігають у хмарному програмному забезпеченні. Це тому, що:

• зміни автоматично зберігаються в режимі реального часу, тобто вони завжди актуальні.
• співробітники та менеджери можуть оновлювати свою інформацію, тобто адміністратора менше навантаження на відділ кадрів.
• До них можна отримати доступ із будь-якого пристрою, тобто ви можете зайти на зустріч або на новий сайт і знайти своїх колег чи співробітників. Це створює інформоване привітання та чудове перше враження.

Шукаєте більше способів оптимізувати роботу відділу кадрів і скоротити час адміністратора? Скористайтеся безкоштовною пробною версією KashFlow HRі дозвольте своєму бізнесу розвиватися, не збільшуючи навантаження.

Автор Ендрю Вудхаус

Ендрю Вудхаус є керівником контент-маркетингу KashFlow.

Поділитися цією статтею

0 Tweet 0 +1 0 Подобається 0 Поділитися