Зміст
Важливою частиною будь-якого бізнесу є ведення документації. Ви повинні вести облік заробітної плати, рахунків-фактур і податків. Ці записи не лише допоможуть вам дотримуватися закону, а й допоможуть вам зрозуміти фінансовий стан вашого бізнесу.
Щороку накопичується велика кількість документів, і може бути важко визначити, як довго ви повинні зберігати цю інформацію. Визначаючи, як довго ви повинні зберігати записи, ви спочатку повинні враховувати тип інформації, яку ви переглядаєте. Податкове управління США надає підприємствам конкретні вказівки щодо певних частин інформації, наприклад, як довго ви повинні зберігати податкові записи. Ви хочете переконатися, що відповідна інформація доступна, якщо ваш бізнес перевірено.
Щоб отримати закони, які стосуються вашого конкретного бізнесу, вам потрібно проконсультуватися з бухгалтером, але ось деякі загальні вказівки:
Податкові декларації
Підприємства щоквартально подають податки до федерального уряду та уряду штату. Ви також подаєте податкову декларацію щороку. IRS рекомендує вам зберігати податкові записи протягом трьох років з дати подання. Якщо ви подаєте заявку на кредит або відшкодування після того, як подали декларацію, ви повинні зберігати декларації протягом двох років із дати сплати податку. Завжди подавайте податкову декларацію. Якщо ви ніколи не подаєте заяву або вчиняєте акт навмисного шахрайства, термін давності не існує.
Правила штату
Кожен штат має певні правила щодо зберігання податкових декларацій. У Вірджинії, наприклад, закон говорить, що ви повинні зберігати податкові декларації принаймні три роки з дати декларації або дати її подання. Такий же закон діє в Меріленді. Найкраще проконсультуватися зі своїм бухгалтером щодо правил, які діють у вашому штаті.
Податкова звітність із зайнятості
Якщо у вас є працівники, ви повинні вести облік записів, що стосуються них. Ці записи містять такі речі, як:
- Ідентифікаційний номер роботодавця
- Заробітна плата, ануїтети та пенсійні виплати
- Суми повідомлених чайових
- Імена, адреси та номери соціального страхування
- Копії форми W-2, які були повернуті вам як такі, що неможливо доставити
- Копії працівників’ та одержувачі’ свідоцтва про вирахування прибуткового податку
- Копії поданих декларацій
Податкове управління США рекомендує зберігати облікові записи про податок на працевлаштування протягом принаймні чотирьох років після дати настання терміну сплати або сплати податку . Однак IRS може нескінченно довго шукати податки із заробітної плати. У справі «Білер проти комісара» податкове управління змогло отримати плату за несплачені податки із заробітної плати через 24 роки.
Персональні справи
Разом із податковою інформацією ви також повинні зберігати форму I-9 та інші кадрові записи. Форма I-9 підтверджує, що особі на законних підставах дозволено працювати в Сполучених Штатах. Записи повинні зберігатися протягом року після звільнення працівника або трьох років після початку роботи, залежно від того, що більше. Багато адвокатів і фахівців з кадрів рекомендують зберігати особисті справи протягом семи років.
Підтверджувальні докази
Хоча зазвичай діє правило трьох років, IRS може вимагати відшкодування несплачених податків протягом шести років, якщо ви не сплатили суму, що перевищує 25% валового доходу вашого бізнесу. Розумно зберігати квитанції, виписки з банківського рахунку, рахунки-фактури та інші підтверджуючі документи протягом семи років.
Інформація про охорону здоров’я
Закон про доступне медичне обслуговування приніс нові податкові наслідки для багатьох компаній. Підприємства з понад 100 співробітниками зобов’язані надати підтвердження страхування разом із податковою декларацією або сплатити штраф. IRS рекомендує зберігати ці записи протягом трьох років із моменту подання.
Записи, пов’язані з власністю
У вказівках IRS щодо власності зазначено, що «зберігайте записи, пов’язані з власністю, доки не закінчиться термін обмеження для року, у якому ви розпоряджаєтеся власністю». Вам потрібні записи про власність для відрахування амортизації або виснаження. Вам також потрібно буде розрахувати прибутки чи збитки, коли ви продаєте майно.
Страхові записи
Підприємства можуть мати різні види страхування — майно, страхування робітників, відповідальність за якість продукції та інші. Найкраще зберігати ці записи протягом чотирьох років. Якщо ви виробляєте продукт, найкраще зберігати ці записи нескінченно довго, оскільки ви ніколи не знаєте, коли буде подано позов. Чотири роки є хорошим орієнтиром для інших страхових записів.
Основні активи
Якщо у вас є основні активи – акції та облігації, нерухомість тощо – і колись ви їх продасте, вам слід зберегти підтвердження того, скільки ви заплатили за це, щоб визначити свою вартість.
Коли справа доходить до ведення записів, філософія, безперечно, «краще перестрахуватися, ніж шкодувати». Якщо ви не впевнені, як довго зберігати податковий облік підприємства, краще зберегти його в надійному місці, ніж знищити, щоб потім дізнатися, що він вам потрібен.
Додаткові відомості збереження або якщо у вас виникнуть запитання, не соромтеся зв’язатися з нами.
KDuncan & Компанія прагне надати знання та підтримку невеликим державним підрядникам щодо питань, пов’язаних із державними контрактами. Із запитаннями щодо таких сфер, як пропозиції щодо витрат, системи бухгалтерського обліку, відповідність вимогам DCAA та перевірки понесених витрат, зверніться до KDuncan & Компанія.
Пов’язані публікації
Які переваги розкладу GSA … і чи підійде він мені?
Що таке аудит DCAA?< /li>
5 переваг аутсорсингу бухгалтерського обліку
Поділитися цим записом
https://kduncan.com/wp-content/uploads/2018/05/keep -business-tax-records.jpg 302 600 Кевін Дункан https://kduncan.com/wp-content/uploads/2014/01/KDCoWebLogo-300×94.png Кевін Дункан2018-05-30 10:04:192018-05-31 10:38:34Скільки довго ви повинні зберігати податкові записи бізнесу?
